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全面发挥仲裁庭秘书的职能作用 促进仲裁办案质量和效率的提高
2013-1-17  来源:长沙仲裁
  仲裁案件质量和效率的高低,仲裁庭秘书系于一半。但与此形成鲜明反差的是,仲裁庭秘书长期以来一直在幕后默默地耕耘着,没有得到应有的重视,似乎为人们所忽略。我国《仲裁法》对此只字未提,各地《仲裁规则》大多也是点到为止,理论界至今亦鲜有论及。这种状况不利于仲裁庭秘书职能作用的充分发挥,会给仲裁案件质量和效率带来直接的影响。有鉴于此,本文试图结合本会多年来的仲裁工作实践,着重就仲裁庭秘书的职能作用谈点体会和认识,与大家一起探讨。

  所谓仲裁庭秘书,简言之,就是指由仲裁机构指定的协助仲裁庭办案的仲裁业务辅助人员。从各地仲裁机构的实践来看,仲裁庭秘书的主要职责是:负责整个案件的流程管理,案件有关材料及仲裁法律文书的送达,安排组庭、开庭和仲裁庭合议,庭前准备和庭审记录、录音,协助仲裁庭收集、核实有关证据材料,起草、校对有关仲裁法律文书,整理、装订、归档案卷材料以及仲裁庭交办的其他工作。从以上职责看,仲裁庭秘书有些类似于人民法院的书记员。但实践中仲裁庭秘书的重要性和作用都要大于书记员,其工作的要求、难度也更高。具体说来,仲裁庭秘书在仲裁活动中主要担负着以下四项职能:

  一、服务职能。从某种意义上说,仲裁委员会既是公断机构,也是服务机构。因此,服务应当成为一切仲裁工作的出发点和归宿。这既是为人民服务的需要,也是仲裁事业自身发展的需要。仲裁庭秘书处于仲裁服务的第一线,是仲裁委员会的窗口,发挥好服务职能显得尤为重要。就其工作性质来说,本身就是服务性的,既要为仲裁庭服务,又要为当事人服务。在具体案件的仲裁过程中,仲裁庭秘书的工作很大程度上依附于仲裁庭,应当服从仲裁庭的指挥,在仲裁庭的指导下做好各项工作。根据《仲裁法》规定的条件,仲裁员的整体素质是很高的,都是来自社会各界的优秀人才,其中不乏各方领导、学术巨子、社会名流,因此对仲裁庭秘书的服务水平也要求很高。除了按照仲裁庭的安排认真做好各项工作外,尤其要注意给仲裁员以应有的尊重,做到谦虚谨慎。特别是当仲裁庭的意见不妥或与自己的意见发生分歧时,更要注意说话的态度和语气,婉转地表达自己的看法,不能盛气凌人、强词夺理。在为当事人服务方面,关键是要掌握好尺度,既要热情主动服务,又要严格依法办事,将两者统一起来。这是由仲裁的自愿与强制双重性质所决定的。仲裁管辖来源于当事人的授权。没有当事人的信任和选择,仲裁就会成为无源之水、无本之木,失去生存的基础。从这个意义上讲,当事人即使不是上帝,至少也可以说是仲裁的衣食父母。因此,仲裁庭秘书一定要全心全意为当事人提供一流的服务,尽可能做到使当事人满意。与当事人说话、打交道,要做到热情、和气、文雅、稳重。对当事人的合理要求,能满足的尽量满足,实在做不到的要说明理由,以求得当事人的谅解。对无理取闹的,要耐心细致地做好解释说服工作,切忌与当事人争吵、发脾气、耍威风。要通过自己的言行真正体现出仲裁委员会是最讲理、最文明的地方,给当事人以宾至如归的感觉。另一方面,当事人既然选择了仲裁,就必须受《仲裁法》和《仲裁规则》的约束。仲裁庭秘书在服务中应当严格依照仲裁程序办事,不能因迁就当事人而放弃原则、违反规定。这也可以说是服务的底线,丝毫不能放松,否则就会直接影响仲裁案件的质量和效率。

  二、管理职能。由于仲裁员基本上都是兼职的,仲裁庭秘书一经指定,整个案件的运转主要靠其来完成。从收案到结案自始至终对每起案件独立地进行管理,是仲裁庭秘书的一项重要职能。仲裁庭秘书对案件的管理,要重点围绕办案进度来进行。仲裁庭秘书管理水平的高低,直接关系到办案效率。仲裁案件的每一阶段都有很强的时效性,仲裁庭秘书必须对所承办的每起案件都做到心中有数,严格按照《仲裁法》和《仲裁规则》规定的期限安排送达、组庭、开庭、合议、裁决等,保证整个仲裁活动有序、合法、正常进行。尤其要经常提醒、督促仲裁员注意审限,力争在法定期限内提前结案。如今年以来本会为了提高办案效率,要求仲裁庭秘书进一步加大对案件进度的管理力度,并建立了案件预警和催办制度,取得了比较明显的效果。对普通程序案件和简易程序案件,要求仲裁庭秘书分别在到期前一个月和半个月提醒仲裁庭抓紧结案。对到期未结的案件,由仲裁庭秘书向仲裁庭发出书面的催办函,随时掌握案件进度情况,并对无故拖延结案的仲裁员予以通报。目前本会已经建立了电脑网络系统,基本实现了案件管理的科学化、规范化。在案件管理中,仲裁庭秘书应当积极主动地履行职责,而不是消极被动地等待仲裁庭的安排。在搞好案件程序管理的同时,仲裁庭秘书还要协助仲裁委抓好对仲裁员的管理。通过仲裁案件,仲裁庭秘书对其所接触的仲裁员的职业道德、业务水平、工作作风等有了较为全面、具体的了解,因而也最有发言权。仲裁庭秘书应及时将所掌握的情况反馈给仲裁委的领导,为仲裁委管理、考察、培训仲裁员提供客观依据。如本会秘书处通过不定期地召集仲裁庭秘书座谈,注意收集每位仲裁员在办案中的表现情况,对那些责任心不强、业务水平不高、不遵守职业道德纪律或作风拖拉的仲裁员,逐一列出名单,供主任指定仲裁员特别是首席仲裁员时参考。此外,仲裁庭秘书还要对案件材料进行管理,做到材料齐全,分门别类,便于查阅,及时归档。

  三、把关职能。仲裁庭秘书既是案件的管理者,也是把关者。实践证明,仲裁庭秘书能否把好第一道关,对仲裁案件的质量至关重要。一要把好程序关。仲裁的一大特点,就是其有着极其严格的程序。如果说案件质量是仲裁工作的生命,那么在某种意义上也可以说仲裁程序是案件质量的生命。对实体问题可以有不同的认识和不同的解决办法,而程序则不然。程序一错,一错百错。哪怕是细小的程序问题,人民法院都可以据此撤销或不予执行仲裁裁决。

  但实践中有些仲裁员对仲裁程序不太熟悉,因程序错误致使裁决被撤销或不予执行的时有发生。另一方面,仲裁庭秘书因专门从事案件管理,一般对仲裁程序比较了解。一位负责、细致的仲裁庭秘书,往往能及时发现程序中的问题并提醒仲裁庭注意,从而有效地避免错案的发生,这样的事例也屡见不鲜。可见,仲裁庭秘书在程序方面的把关作用十分重要,尤胜于仲裁员和仲裁机构的其他人员。本会在《错案追究制度》中规定:由于案件程序方面的问题造成错案的,分别不同情况由仲裁庭组成人员和仲裁庭秘书各自承担相应的责任。这一规定既肯定了仲裁庭秘书在程序方面的把关作用,也明确了其责任。二要把好实体关。对此认识不太一致,有的就认为案件的实体问题与仲裁庭秘书无关。本人认为,仲裁庭秘书对案件实体问题适度把关,有利于提高办案质量。事实上,有些素质高的仲裁庭秘书对案件处理的看法并不亚于仲裁员,甚至高于仲裁员。有的本身既是仲裁庭秘书,又是仲裁员。那些从事仲裁庭秘书工作时间较长的人,所接触的案件类型多,积累了一些经验,熟知过往仲裁庭及仲裁委对同类型案件的认识和处理尺度,可以为仲裁庭提供有益的参考意见。有的仲裁委由于人员较少,没有设立专门机构把关,基本上是由仲裁庭秘书负责对裁决书进行审查、核阅。实践中,仲裁庭秘书就案件实体问题向仲裁庭或仲裁委提出建议且被重视和采纳的并不少见。有的仲裁庭秘书还担负着草拟裁决书的任务,事实上不同程度地参与了仲裁案件的实体处理。本会对仲裁庭秘书适度参与案件实体处理也是提倡的,在《秘书人员办案规定》中规定:仲裁庭秘书在合议时可以提出意见或建议,供仲裁庭参考。当然,仲裁庭秘书在案件实体上的把关作用远不如程序方面,仅供参考而已。其实,仲裁委对案件的把关又何尝不是如此呢?此外,仲裁庭秘书在庭外还可以协助仲裁庭做当事人的调解工作,这在仲裁实践中是必要的、常见的,对案件实体问题的处理所起的作用也是明显的。三要把好文字关。主要是对仲裁法律文书格式和文字校对把关。为了保证仲裁的严肃性,各地仲裁委对一些常用的仲裁法律文书制定了标准格式,供仲裁庭采用。如本会就先后制定30多种常用仲裁文书格式,对仲裁业务的规范化建设起了积极的作用。仲裁庭秘书应对此进行把关,使这些规范性的东西落到实处。同时,仲裁庭秘书还要认真细致地做好文字校对工作,尽量避免出现差错。本会为了加强这项工作,制定了《仲裁文书差错责任追究制度》,凡仲裁文书中出现数字计算错误和文字错误的,视情节轻重分别追究仲裁庭秘书的经济、行政责任。

  四、协调职能。在仲裁活动中,仲裁庭秘书是联系各方的桥梁和纽带,担负着重要的协调职能。一是协调仲裁庭成员之间的关系。仲裁庭成员来自社会各界,大多数人彼此之间并不熟悉。在仲裁案件过程中,仲裁庭成员之间的联络、沟通主要是通过仲裁庭秘书来进行的。如对开庭、合议时间的确定和对案件意见的交换等,往往需要仲裁庭秘书经过几个回合的协调才能完成。二是协调仲裁庭与当事人之间的关系。根据《仲裁法》的规定,仲裁员不得私自会见当事人。因此,当事人与仲裁员之间的所有联系和活动,都必须通过仲裁庭秘书,否则便有违法之嫌。如证据材料的接收、开庭与调解、庭外证据材料的调查核实、仲裁庭有关决定的告知与送达等,都是依靠仲裁庭秘书来完成的。三是仲裁庭与仲裁委之间的关系。仲裁过程中,仲裁庭经常会遇到一些程序和实体上的问题,需要仲裁委予以解决,如仲裁员的回避、管辖异议的决定、裁决书的核阅、疑难案件的请示等。同时,仲裁委对仲裁案件中出现的有些情况,也要及时与仲裁庭沟通,如发现的问题、当事人的投诉、外界的反映等。这种联系与沟通,一般也是通过仲裁庭秘书上传下达的协调来实现的。四是协调仲裁委与当事人之间的关系。仲裁庭秘书与当事人交往的过程,实际上就是落实仲裁委的指导思想、工作部署的过程,是宣传仲裁委的过程,也是建立仲裁委与当事人之间良好关系的协调过程。当事人对仲裁委的了解与评价,很大程度上来自于仲裁庭秘书在服务水平与效率方面的表现。同时,当事人对具体案件及仲裁工作的意见和建议,主要也是通过仲裁庭秘书反馈到仲裁委的。五是协调仲裁委与法院等其他部门的关系。仲裁委与法院、审计机构、鉴定机构等部门的具体业务联系,基本上是由秘书进行的,如财产保全、证据保全、撤销和不予执行案件情况的沟通、造价评估、证据的鉴定等。六是协调当事人之间的关系。当事人之间的证据交换、就有关仲裁程序和实体问题进行协商等,都是在仲裁庭秘书的主持下进行的。

  多年的仲裁实践证明,仲裁庭秘书必须全面发挥上述四个职能作用,才能促进仲裁办案质量和效率的提高,促进仲裁事业的健康发展。本会今年初对内设机构作了较大的调整,其中一个重要举措,就是将原来分布于各业务处室的仲裁庭秘书,集中归口由秘书处统一管理。这一改革措施,有利于对仲裁庭秘书实行统一录用、管理、培训和考核,有利于仲裁庭秘书队伍的规范化建设,有利于仲裁庭秘书职能作用的充分发挥,使本会今年的办案质量和效率得到明显提高。但是,仲裁庭秘书队伍的建设,目前仍存在一些不容忽视的问题,主要是:对仲裁庭秘书工作的地位和作用认识不足,重视不够;对仲裁庭秘书没有形成一套统一、规范、科学的管理制度,人员流动性大,队伍不稳定;仲裁庭秘书素质参差不齐,尚不能完全胜任仲裁工作的高要求。这些问题的存在,制约着仲裁庭秘书职能作用的充分发挥,也势必影响仲裁事业的发展。

  解决上述问题,一是要充分认识仲裁庭秘书在仲裁工作中的地位和作用。要认识到,仲裁庭秘书是仲裁活动的主要组织者和管理者,对于保证仲裁办案质量和提高仲裁办案效率,具有举足轻重的作用。对书记员的地位和作用,人民法院组织法及刑事诉讼法、民事诉讼法都作了明确具体的规定。仲裁庭秘书的作用比法院的书记员更重要,但《仲裁法》对此却没有规定,导致名份缺失。有作用,就应该给予相应的地位;反之,有地位,才能更好地发挥作用。因此,建议《仲裁法》修订时增加有关仲裁庭秘书的内容。在此之前,各地仲裁委可在《仲裁规则》中设专章对仲裁庭秘书的地位、职责、权限等予以规定。本会不仅在《仲裁规则》中对仲裁庭秘书作了规定,还专门制定了《秘书人员办案规定》,后来又要求仲裁庭秘书在裁决书上署名,这样既明确了职责,又增强了责任心,实践证明效果很好。

  二是要制定一套科学的仲裁庭秘书管理办法。现在各地仲裁委对仲裁庭秘书的管理存在多种模式:有的参照公务员管理,或纳入事业编制,容易出现大锅饭的问题;有的全部从社会上招聘,实行合同制管理,又不利于队伍的稳定;有的两者兼而有之,搞的是双轨制,难免造成人员心理上的不平衡。为了建立一支专业化、高素质、稳定而富有活力的仲裁庭秘书队伍,笔者建议参照最近最高人民法院下发的《人民法院书记员管理办法(试行)》,结合仲裁机构和仲裁业务的实际和特点,制定一套立足长远、兼顾现实的科学的《仲裁庭秘书管理办法》,对仲裁庭秘书的地位、职责、任职条件、晋升、辞退、奖惩、培训等作出规定。各地仲裁委可根据自己的实际情况先行制定,在此基础上逐步形成统一的规范。

  三是要加强对仲裁庭秘书的教育培训工作。仲裁工作的高标准,要求仲裁庭秘书必须要有相应的高素质。一位称职的仲裁庭秘书,不仅要有良好的职业道德和法律素养,还必须具有较强的写作能力、语言表达能力、计算机应用操作能力和协调能力等。因此,要坚持系统培训与重点培训、知识培训与技能培训、岗前培训与岗位培训、日常培训与集中培训相结合,不断提高仲裁庭秘书的综合素质,使之适应日益发展的仲裁事业的需要。